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迈入前10%精英行列的人,21条高效时间管理法则

2018年03月12日 16:04 转载自: 笔记侠   阅读:2885
作者: 陈苏洁   http://www.d1money.com/user/space?oid=20546

博恩·崔西做的事情,改变了他的一生:每每遇到问题,就去问/找到在这个领域的成功人士,并按照他们建议的方法去做,很快他自己也取得了巨大的进步。

纵观整个职业生涯,他总结出了一个简单的真理:

集中精力去完成最重要的事情,彻底地完成它们,并把它们做好,这是人一生取得巨大的成功、成就,赢得受人尊重的社会地位,获取幸福感的关键所在。

几个概念

吃青蛙的真相:“青蛙”是指你最艰巨、最重要的任务,它极具挑战性,你做了就能带来很大价值的事情。

吃青蛙定律1:如果你必须吃的两只青蛙,那么要先吃那只长得更丑的。优先处理更困难、更重要的任务,先难后易。

吃青蛙定律2:如果你要完全吃掉一只活青蛙,却只是一直坐在那里盯着它看,看得再久也无济于事。要立即行动,持之以恒,直至全部做完为止。

打造正能量加速器:一项重要任务的完成,会使你的大脑释放出内啡肽(endorphin),它会带给你一种很“high”的感觉——正能量加速器,触发你大脑中清醒、自信、有能力的自我感觉。

一旦你打造出这种正能量加速器,你就会下意识地用这种方式来安排自己的生活,你会不断去启动和完成那些更重要的事情和项目。你会逐渐对这种习惯上瘾,会对事业的成功和做出的贡献上瘾,持续拥有正能量的感觉。

想拥有幸福的生活、成功的事业和良好的自我感觉的关键之一,就是完成重要的事情。

时间管理的真相:只有学会放弃,把时间和精力放在那些能够改变你生活的重要事情上,才能有效地安排你所要面对的那些事情。

效仿成功人士:只要找出某个领域里的成功人士是怎么做的,然后效仿他们的做法,直到取得与他们一样的成就,就可以实现自己确定的任何目标。

一、明确目标

首先,要确定你在生活中的每个领域要达到的目标是什么,然后再决定把什么作为你要吃的“青蛙”。

一个人对自己目标越明确,对实现目标的步骤越清晰,就更容易实现目标。

吃青蛙定律:把目标写在纸上。

有一个方法对设定并实现自己的目标非常有效,它包括以下7个步骤:

第一步:明确你究竟想要什么。

第二步:把你的目标写下来。写下来的目标就清晰化、具体化,且有生命力。

第三步:为你的目标设定一个完成的最后期限;必要的情况下,设定出子目标的期限。应该完成的任务+最后期限,保证你不会拖延。

第四步:列任务清单。把你所能想到的、所有要完成的事项都列在一个清单上。

只要你一想起新的活动,就添加到清单上。不断完善清单,直到把所有事项罗列完整为止。这份清单能将你的目标和任务具象化。

第五步:进一步梳理整个清单,使之成为一份计划。花一点时间,按优先级顺序来整理计划。决定做事情的先后。

这里有一个更有效的方法:

你需要在一张单页纸上,把计划中的任务用一系列具象的方框或圆形的流程符号表示出来,然后用直线和箭头把每个任务连接起来,标明相互之间的关系。

这样你把目标分解成一个个具体的任务之后,你会惊讶地发现,实现目标变得简单多了。

第六步:根据计划马上采取行动。

第七步:每天解决一部分问题,向前推进主要目标的实现。

每天早晨,从当下最有助于实现你最重要目标的最重要的任务开始工作。

二、制订计划

你一定听说过一个古老的问题:“怎样才能吃掉一头大象?”

答案是:“一口一口地吃!”

同样的道理,你怎样才能吃掉那只最大、最丑陋的青蛙?当然是用同样的办法。

把我们要做的事情逐步分解为一系列的行动,然后从第一步开始着手做。

亚力克·麦肯齐说:“不谋而动,是所有失败的原因。”因此,计划制订得越周密,你就越容易克服拖延症、迅速行动、吃掉青蛙,并能不间断地保持行动的状态。

每天你只要拿出10-12分钟来制订计划,就能节省出将近2小时的时间(约为100-120分钟)。

1.针对不同目标制定不同的计划

首先,拟订一份总计划。在这份计划上,你把能想到的、未来能做的每一件事情都写下来。

其次,制订一份每月计划。

再次,制订一份每周计划。

最后,制订一份每日计划。把每月计划和每周计划上列出的事项分配到每日计划上,在每日计划上写出你在第二天需要完成的所有工作。白天工作时,每完成一项工作,就勾掉一项。

当一天工作结束后,要开始制订第二天的计划。把尚未完成的事项、需要在第二天完成的事项,都写在第二天的计划上。即使你入睡了,你的潜意识也会围绕这个计划转。

当你第二天早上醒来,你的脑海中就会涌现出灵感,从而使你更好、更快地完成工作。

2.为项目制定一份计划

无论你要完成什么项目,在行动前,制订一份计划。在这份计划上,把你要完成的工作、所需要执行的每一步工作都写下来,然后根据它们的重要程度安排先后顺序。

个人高效能工作的最重要法则之一就是10/90法则,即整个工作的前10%的时间用于制订计划、组织工作,那么在实际完成工作的过程中将节约90%的时间。

提前把每天的工作计划好,你的工作进展更顺利,你做任何事情也会比预想得更快,结果更圆满。

需要注意的是,把每一项主要目标和任务都写在计划上,然后根据优先级和时间顺序,把最重要的和需要最早完成的排在前面。

三、冲动消费就是变穷的元凶

吃青蛙定律:抵制诱惑,不被小事引诱。

只要我们能善用时间,就永远不用愁时间不够用。——歌德

80/20法则是时间管理和生活管理方面最有用的概念之一。它由意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托在1895年首次提出。后来,他进一步发现,实际上所有的经济活动都遵循着这一法则。

很多人忙忙碌碌,但几乎看不到工作的结果,原因在于他们忙碌的是一些低价值的任务,对能产生最大价值的最重要的10%~20%的项目却一拖再拖。

因此,当你开始工作前,首先问自己:

“在我所有的活动中,这项任务属于最重要的那20%吗?”

你每天一开始能完成最重要、最有价值、最复杂、最艰难的任务,每次处理任务也从最难、最有价值的部分开始。

对于可以改变你的人生和事业的少数活动,你应该花费越来越多的时间;对于不影响你的人生和事业的低价值的大量活动,你花费的时间应该越来越少。

四、考虑效果

吃青蛙定律:未来的意义常常会左右目前的行动。

哈佛大学的爱德华·班菲尔德博士经过50多年的研究得出了一个结论,成功人士通常都是拥有长时间观念的人。

他们都明确地以未来为导向,他们能想到未来5年、10年、20年的目标,并据此分析目前所做选择和活动,确保当下的选择和行动符合他们对未来的长期规划。

因此,在开始做任何事情以前,你应当问自己:

“完成某项任务或不完成该任务,会对未来的发展前景有什么影响?”

如果一项任务或活动具有巨大的发展前景,那么你就应当把它放在高优先级位置并立即动手去做。对任何必须要做的事情,一定要下决心把它做好。

吃青蛙定律:时间有限,任何人都无法做完所有的事情。

只做哪些以后能获得正面效果的工作,做与完成最大目标有关的工作,你的时间是足够的。

如果你想转账地完成计划上最重要的任务,每次要问自己3个固定的问题:

第一个问题:

我的最高价值工作是什么?

我必须吃的那只最大的青蛙是什么?

它会给你所在的组织、你的家庭、你的生活带来最大的贡献吗?

这类似于照相前的对焦,你必须自己提问和回答,清楚自己最有价值的活动是什么。

第二个问题:

“我只有把哪件事情做好了才会产生非凡的影响?”

即属于你的这只特殊青蛙是什么呢?其他人无法替代你完成的。

第三个问题:

“在此时此刻,对我来说最有价值的事情是什么?”换句话说:“此时我最大的青蛙是什么?”这是时间管理的核心问题。

在每天每个小时的时间单元里,你问自己这个时间单元里最重要的事情是什么,然后约束自己不断地将时间用在最有价值的工作上。

完成之后,有思考下一步最重要的事情又是什么,如此循环。坚持要事优先的原则。正如歌德所说:“最重要的事情永远最重要,不能被不重要的事情左右。”

这三个问题的答案越准确,你就越容易明确地设定优先级顺序,从而克服拖延症,开始下一步的活动,将时间利用价值最大化。

五、学会说“不”

吃青蛙定律:当你不再去做那些低优先级的工作时,你的时间和生活才能完全掌握在自己手中。

优先处理最艰难、最复杂的任务,推迟做那些低价值回报的活动。同时决定那些哪些事情可以委派、授权给其他人去做,或不做。除去“小蝌蚪”的干扰,集中精力吃青蛙。

在时间管理的词典里,有一个最有力的词——“不”。在不会造成双方误解的前提下,你可以彬彬有礼地对他人说“不”,而且一定要说地明白、清晰。

沃伦·巴菲特是全世界最富有的人之一,曾经分享他成功的秘密时这样说道:“成功的秘密非常简单,我会对当下不重要的事情直接说不。”

在生活的各个方面,你都可以应用归零思考法(zero-based thinking)来思考问题。

不断地问自己:“如果我还没有开始做这件事情,而且我已经知道做完的后果,今天我还会如此这般再做一次吗?”如果答案是否定的,那么这件事就应该创造性拖延或取消。

六、持续不断地练习使用ABCDE法

ABCDE法是一种极为有效的设置优先顺序的方法,目的在于分清事情的主次。你每天都可以使用这种方法,简单有效。

把每天/每项任务要做的所有事情全部列在纸上,并且在每一个任务前分别标上A,B,C,D,E。

A类任务,表示一旦你完成它们,就会带来很明显的正向结果,否则会给你带来非常大的消极结果。

如果A类任务不止一项,那么你就应该在这些任务前分别用A-1、A-2等标记所有的任务,而A-1就是你要吃的最大的、最丑陋的那只青蛙。A类没做完之前,决不去做其他事情。

B类任务:指应该做的事情,如果你不做,后果并不十分严重,可能会让一些人不高兴。它是你工作和生活中的“蝌蚪”。

当你还有一只大青蛙要吃的时候,决不要分心去吃一只小蝌蚪。

C类任务:做了大家都愉快,不做也没有人感到不悦的事情。

比如给朋友打电话,与同事吃饭或喝咖啡,这些事情对你的职业生涯没有任何积极的作用。

D类任务:授权给他人去做的事情。你把本该做D类任务的时间留出来做A类任务。

E类任务:完全可以不做的事情,这些事情对你来说,没有任何意义。

接下来的一个月,每天都练习使用ABCDE法来处理每一项工作。坚持一个月之后,你会养成先处理优先级最高的任务的习惯,未来在你掌握之中。

七、聚焦关键结果领域

吃青蛙定律:你最弱的关键结果领域会影响你发挥其他技能的水平。

当一个人全身心地去做一件事,这个过程中他解决问题的能力将成倍增长。——诺曼·文森特·皮尔

关键结果领域是指为实现企业整体目标、不可或缺的、必须取得满意结果的领域,是企业关键成功要素的集合,是对组织使命、愿景与战略目标的实现起着至关重要的影响和发挥直接贡献的领域。

举例来说,对公司领导或总经理而言,通过谈判获得银行贷款是一个关键结果领域;对一位秘书或接待员而言,迅速有效地打印信函、打电话、引导来访者都是关键结果领域。

人们完成这些任务的能力在很大程度上决定他们的薪酬水平和晋升机会。

一旦确定了你的关键结果领域,第二步是把这些领域的工作能力分成1-10共10个等级。

哪个是你的强项?哪个是你的弱项?在哪些领域你能做得很好?在哪些领域你会做不好?

要清楚地认识到自己的劣势在哪里,然后为自己设定一个目标,制订相应计划,不断充实、完善自己。也许你只需要在一个领域内有所改进,你就能成为业内最出类拔萃的人。

八、遵守“3个”定律

吃青蛙定律:在公司里,时间的质量最关键;在家里,时间的长短最重要。

无论身处何境,倾你所有,尽你所能。——西奥多·罗斯福

在你的所有工作中,只有3项核心任务对你的公司和组织最有价值。

首先列出一周/一月所有要做的事情。然后问第一个问题:“如果你每天只能做其中一项工作,哪项工作对你的公司贡献最大?”你把这项工作找出来,并画了一个圈。

接着又问第二个问题:“如果除此之外你只能再选择一项工作,哪一项工作对你的公司来说最重要?”再次做出选择。

接着又问第三个问题:“除此之外再选一项工作,哪一项工作对你的公司来说最重要?”再次做出选择。

其实你对公司90%的贡献都来自这3项最重要的工作,无论它们是什么。你所做的其他工作都是辅助性或补充性的工作,可以交给别人做,或少做,甚至完全不做。

职场上最讲究的是“贡献”。对于一名职场人士来说,无论是经济上还是感情上的汇报,都与自己所做的工作或贡献成正比。

你必须为自己的公司做出更大的贡献,你所做的最重要的3项工作就是你的价值所在。每天把所有精力全部放在这3项任务上。

同时在生活上,确定生活中最重要的3个目标,然后根据优先级别进行排序。针对这些目标制定相应的计划,然后全力以赴去实现。持续几个月或若干年后,你会为自己取得的成就感到惊讶。

你应该永远记住一个事实:提高工作效率的目的是与家人一起享受高质量的生活。

工作时全力以赴,只有把自己的工作做到最好,才能获得最高回报。与此同时,也要记得“闻一闻路边鲜花的芬芳”,永远不要忘记你为什么要努力工作,不要忘记你投入如此多时间换来的一切是为了什么。

你和自己所爱的人共同度过的时间越多,你的生活越幸福、快乐!

九、做好充分准备再行动

不管与生俱来的能力是高是低,你的潜力永远大于你一生所表现出来的能力。——詹姆斯·T.·麦凯

克服拖延、提高工作效率最好的方法之一,就是在开始工作之前做好充分准备。

这个准备包含两个方面:

一是将所有与完成工作相关的信息、报告、详图、文件等资料收集在一起,全部放在手边,当你需要的时候不需要起身或离开座位去找。确保自己从工作开始到完成所需的都已经准备妥当。

二是为自己布置出舒适、方便、适于长期工作的办公环境,工位越干净、整洁,你越容易启动手上的工作并专注于工作。

当所有的一切都收拾妥当、干净有序时,你会感到工作的过程是一种享受,同时你会像满弓上的箭一样,蓄势待发,只需要一点点动力,就能着手处理最重要的工作了。

做事原则1:只要大方向正确就行,边干边调整。不要奢望第一次就能把一切做得尽善尽美。

做事原则2:如爱默生所言,“迎难而上,一切都会迎刃而解”。

在通往成功的路上,我们最大的障碍不是缺乏能力、机遇,而是害怕失败、害怕被拒绝,以及由此产生的对自己的怀疑。

十、每次到达下一个油桶

只要一步一个脚印,坚持不懈地努力,即使是资质平平的人也能取得非凡的成就。——塞缪尔·斯迈尔斯

有这样一句古老的谚语:“一步跨过院子难如登天,一步跨一英寸(=0.0254米)易如反掌。”

克服拖延症最好的方法之一:不要把自己面前的工作看作一个庞然大物。相反,一次只处理力所能及的一部分。吃掉一只大青蛙最好的方法之一,就是一口一口地吃。

多年前,博恩·崔西曾驾驶一辆破旧的路虎车穿越撒哈拉沙漠的中心地带塔奈兹鲁夫特,即现在的阿尔及利亚的偏远地区。

这片沙漠方圆900平方千米,寸草不生,一望无垠,在过去的很长时间里,曾经有约1300多人试图穿越这片沙漠,却中途葬身此地。

为了解决这片沙漠没有任何指示标识的问题,法国人曾经用许多黑色的、容积为55加仑(=3.785升)的汽油桶来做标记,“每隔5千米安放一个汽油桶”,因为这个距离正好是人们横穿沙漠时视线所及的最远距离。

白天,无论在哪里,都能看到2个汽油桶,一个是刚经过的,另一个是5千米以外的下一个汽油桶。仅仅按着“每次到达下一个汽油桶”的目标,就穿过了世界上最大的沙漠。

用同样的方法,你可以一步一步地完成生命中最艰巨的任务。你的任务就是向自己视线所及的最远的地方前进。

要完成一项艰巨的任务,你必须实实在在地迈出第一步,而且能清楚地看到第二步。

记住这个建议:“大胆地前进,你会得到想要的。”专心致志、一次完成一个任务。这件事情高效、圆满地完成之后,再接着做下一个任务。

总结

明确目标:确定自己究竟想要什么。目标清晰至关重要。在每天开始工作之前,把你的目标全部写下来。

每天提前做计划:一边思考,一边把你的想法写在纸上。你花在准备工作上的每一分钟,都将使你在工作过程中节约5-10分钟。

将80/20法则用于你的所有任务。把你的精力集中在那20%的任务上。

考虑效果:你最重要的、优先级最高的事情是那些将对你以后的生活或工作产生最重要影响的事情,无论其影响是正面的还是负面的。你应该最优先处理这些事情。

“创造性拖延”练习:既然你没有时间去安排所有的事情,你就必须学会推迟处理那些没有什么意义的工作,从而腾出时间来处理那些少数的、重要的工作。

持续不断地练习使用ABCDE法:根据自己列出的任务计划,在开始工作之前,先抽出一点时间,根据优先级对这些事情进行安排,从而确保你先处理最重要、最有价值的事情。

聚焦关键结果领域:要想圆满地完成自己的工作,你必须具备哪些能力和技能?找出答案,然后日益精进,解决上述问题。

遵守“3个”定律:找出你的工作中的最重要的3件事情,你对公司90%的贡献都来自这3件事情。无论如何,都先把这些事情做好,然后,你才能腾出更多的时间来安排个人的家庭和生活。

做好充分准备再行动:开始工作前,先把一切都准备就绪,包括所有的资料、信息、工具、材料,以及你需要的数据,然后,你就可以全身心地工作了。

每次到达下一个油桶:如果你每次能阶段性地推进下一步工作,那么你就能完成最艰巨、最复杂的工作。

伽利略说:你不能教会一个人所有的事情,你只能引导他从自身出发,去解决问题。

每当发现一个管理时间的好方法时,我会立刻在自己的工作和生活中加以实践。


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